Déclaration d’activité de formation
NDA formateur : comment obtenir son numéro de déclaration d’activité ?
Le numéro de déclaration d’activité, souvent appelé NDA, est l’une des premières démarches propres à la formation professionnelle. Mais contrairement à une idée fréquente, on ne demande pas un NDA avant d’avoir commencé : la déclaration s’appuie sur une première convention ou un premier contrat de formation professionnelle.
Comprendre la démarche
À quoi sert le numéro de déclaration d’activité ?
La déclaration d’activité permet à l’administration d’identifier les prestataires qui réalisent des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle.
Une fois la déclaration enregistrée, le prestataire reçoit un numéro d’enregistrement. Ce numéro doit ensuite apparaître sur les conventions de formation et, lorsqu’il n’y a pas de convention, sur les bons de commande, devis ou factures, ainsi que sur les contrats de formation professionnelle.
Le numéro sert donc à identifier votre activité de prestataire de formation. Il ne signifie pas que l’État a validé la qualité de vos formations, vos compétences ou votre organisme.
Le bon timing
Quand demander son NDA ?
La démarche intervient après le démarrage contractuel de votre première vraie prestation de formation, pas avant.
Créer d’abord votre activité économique
Vous devez disposer d’une structure identifiable, notamment d’un numéro SIREN. Selon votre projet, il peut s’agir d’une micro-entreprise, d’une entreprise individuelle ou d’une société.
Construire une vraie prestation de formation
Votre première action doit bien relever du champ de la formation professionnelle. Un coaching, une prestation de conseil ou une conférence ne devient pas automatiquement une action de formation parce qu’on l’appelle ainsi.
Conclure la première convention ou le premier contrat
C’est ce document qui permet de déclencher la déclaration. Il fait partie des pièces centrales du dossier transmis à l’administration.
Déposer la déclaration dans les trois mois
Le Code du travail fixe un délai maximal de trois mois après la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.
Dossier 2026
Quelles pièces préparer pour la déclaration d’activité ?
Depuis août 2025, la liste réglementaire des pièces a été renforcée. Pour un formateur ou un organisme classique hors apprentissage, le dossier s’appuie notamment sur les éléments suivants.
- le justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
- le bulletin n° 3 du casier judiciaire du déclarant ou du dirigeant ;
- la première convention de formation professionnelle ou le premier contrat de formation professionnelle ;
- une présentation succincte de l’activité ;
- les informations sur le contenu, l’organisation et les moyens techniques et pédagogiques lorsque ces éléments ne figurent pas déjà dans les documents fournis ;
- la liste des personnes intervenant dans l’action avec leurs titres, qualités, lien avec la prestation et lien contractuel avec l’organisme ;
- une pièce d’identité en cours de validité du déclarant ou du dirigeant, ou un justificatif numérique d’identité accepté.
L’administration peut également demander des justificatifs complémentaires sur la première prestation, le public bénéficiaire ou les compétences des personnes qui interviennent.
Dépôt
Où faire la déclaration d’activité ?
La démarche peut être réalisée en ligne via le téléservice Mon Activité Formation, utilisé par l’administration pour la déclaration d’activité et les démarches ultérieures liées à l’organisme.
La déclaration est rattachée au préfet de région compétent selon le lieu du principal établissement, de la direction effective ou du siège social selon votre situation.
Une fois le dossier complet reçu, le préfet de région dispose d’un délai réglementaire de deux mois pour délivrer le récépissé comportant le numéro d’enregistrement ou notifier un refus. Le silence gardé pendant ce délai vaut enregistrement.
Jusqu’à la délivrance du récépissé ou la notification d’un refus, l’organisme est réputé déclaré.
Premier document
Comment signer une première convention si vous n’avez pas encore de NDA ?
C’est précisément le fonctionnement prévu par la réglementation : la première convention ou le premier contrat sert de pièce au dossier de déclaration.
La première convention ne comporte pas encore le numéro
L’obligation d’indiquer le numéro d’enregistrement s’applique après son attribution. La réglementation prévoit explicitement l’exception de la première convention ou du premier contrat utilisé pour obtenir la déclaration.
Après attribution, ajoutez la mention réglementaire
Sur vos documents concernés, utilisez la formulation prévue autour de la « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de région de… » plutôt qu’une mention d’agrément.
Cas du formateur sous-traitant
Faut-il un NDA quand on travaille pour un organisme de formation ?
La question mérite d’être regardée à partir de votre rôle réel et de vos contrats, pas uniquement du mot « sous-traitant ».
Le Code du travail vise les personnes qui réalisent des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle. Si vous développez une activité régulière de prestataire de formation, le NDA fait donc partie des démarches à examiner sérieusement avec l’organisme qui vous missionne et votre service régional de contrôle.
Dans la pratique, de nombreux organismes demandent d’ailleurs à leurs formateurs indépendants un numéro de déclaration d’activité dans leur processus de référencement.
Si votre situation contractuelle est particulière, mieux vaut vérifier directement auprès du service régional de contrôle plutôt que de se fier à une formule générale trouvée sur Internet.
Refus et contrôle
Pourquoi une déclaration d’activité peut-elle être refusée ?
L’administration ne se contente pas d’attribuer automatiquement un numéro à toute demande.
L’action ne relève pas de la formation professionnelle
La première prestation doit correspondre à une action entrant dans le champ légal du développement des compétences.
Les règles de réalisation ne sont pas respectées
Une convention ou un contrat incomplet ou une prestation mal structurée peut poser problème si elle ne respecte pas les dispositions applicables.
Le dossier est incomplet
L’absence d’une pièce justificative obligatoire fait partie des motifs prévus de refus d’enregistrement.
Les éléments fournis ne permettent pas de justifier la prestation
L’administration peut demander des précisions sur le contenu, le public, la première prestation ou les compétences des intervenants avant de statuer.
Après le NDA
Obtenir le numéro n’est que le début
Une fois déclaré, vous entrez dans le fonctionnement administratif des prestataires de formation. Vous devez notamment tenir vos documents à jour, signaler les modifications de votre déclaration et transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier.
En 2026, le BPF retrace l’activité de formation du dernier exercice comptable clos. Son absence de transmission peut rendre la déclaration d’activité caduque.
La déclaration devient également caduque lorsque le BPF ne fait apparaître aucune activité de formation. Si vous souhaitez reprendre ensuite une activité de formation, une nouvelle démarche peut être nécessaire.
NDA, Qualiopi, statut
Trois choses différentes à ne pas mélanger
Le statut juridique
Micro-entreprise, EI, EURL ou SASU définissent le cadre économique et juridique dans lequel vous exercez.
Le NDA
Il identifie votre activité déclarée de prestataire de formation professionnelle auprès de l’administration.
Qualiopi
La certification qualité intervient notamment lorsque vous souhaitez accéder à certains financements publics ou mutualisés. Elle n’est pas nécessaire simplement pour obtenir un NDA.
Checklist
Votre dossier NDA en pratique
Avant la première prestation
- avoir créé votre activité et obtenu votre SIREN ;
- définir une action qui relève réellement de la formation professionnelle ;
- préparer programme, objectifs, organisation et moyens ;
- pouvoir justifier les compétences des personnes qui interviennent.
Après la première convention ou le premier contrat
- réunir les pièces justificatives ;
- déposer la déclaration dans les trois mois ;
- répondre rapidement à toute demande complémentaire ;
- ajouter ensuite le numéro sur les documents concernés ;
- prévoir le BPF annuel dans votre organisation.
Sources officielles
Où vérifier les règles à jour ?
Les règles de la déclaration d’activité ont encore évolué récemment, notamment sur les pièces justificatives et les délais. Pour une démarche réelle, utilisez toujours les textes et guides officiels à jour.